【@】 電子メールについて

一昔前は、目の前にいない人に自分の考えている文章や転送したい文章を伝えようとすると、手紙やFAXなどの手段を用いなければ伝えることが出来ませんでした。

しかし、電子メールの登場によって、手紙やFAXを用いなくとも文章の転送が可能になりました。
これは、人類にとっては大きな進歩でした。

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電子メールの送受信

電子メールを送ろうと思えば、まず、電子メールを作成・送信できるソフトウェアを用意しなければなりません。大抵はマイクロソフト社の Outlook のように、OSにセットされる形で使用できるようになっています。
この電子メールソフトでまずは新規のメール(文章)を作成します。

次に、電子メールに送信したい相手のメールアドレスを打ち込みます。
そして、最後に「送信ボタン」を押せば、自動的に電子メールが送信されます。

さらに、送信者のパソコンの電子メールソフトから送信されたメールは、送信者のメールサーバ(POP3)に送られ、この送信者のメールサーバ(POP3)から、受信者のメールサーバ(POP3)へと転送されます。
その受信者のメールサーバ(POP3)から、受信者のパソコンへ電子メールのデータが送られることで、受信者が受信ボタンを押すと、電子メールソフトでその電子メールを閲覧出来るのです。

電子メール送信経路

● 送信者 電子メールソフトでメール作成
  ↓
● 送信者 電子メールに送信先のアドレスを記入
  ↓
● 送信者 電子メールの送信ボタンをクリック
  ↓
● 電子メールのデータを送信者のパソコンから送信者のメールサーバ(POP3)へ転送
  ↓
○ 送信者のメールサーバ(POP3)から受信者のメールサーバ(POP3)へデータを転送
  ↓
○ 受信者のメールサーバ(POP3)から受信者のパソコンへ電子メールのデータを転送
  ↓
○ 受信者の電子メールソフトでメールを閲覧


【バラバラでは困る】 電子メールのプロトコル

電子メールをそれぞれの人々がそれぞれの仕様で好き勝手に送受信しようとすると、送信できないとか受信できないという問題が起こる可能性が出てきます。そこで、電子メールを送受信するときには様々なお約束を守るように規格が作られました。

この電子メールにまつわる規格のことを、SMTPプロトコルとかPOP3プロトコルと言います。
SMTPプロトコルは電子メールの送信や配送に関わるプロトコル(規格)で、POP3プロトコルはメールの受信(読み込み)に関わるプロトコル(規格)です。


電子メールの設定

電子メールを送受信するためには、送信用のメールサーバと受信用のメールサーバを指定しなければなりません。この指定をしなければ、「メールの送受信をできませんでした」という悲しいエラーメッセージを受け取ることになってしまいます。

送信用のメールサーバはSMTPサーバのことです。
電子メール送信と言えば、プロトコルでもサーバでもSMTPのことです。
一方、 受信用のメールサーバはPOP3サーバのことです。
電子メール送信と言えば、プロトコルでもサーバでもPOP3のことです。

これらの基本的な知識を覚えておかれるとメール設定のときに何かと便利ですので、この機会にぜひ覚えておきましょう。


【見れない!】 電子メールの落とし穴 【文字化け】

現在は、電子メールで文章を送受信する以外にも、HTMLデータや添付ファイルを送受信したりできます。ですので、ついつい様々なデータを送信したくなるものですが、気をつけておかなければならない点も出てきます。まず、HTMLで電子メールを送信してしまうと、先方が嫌がる場合があることを理解されておいた方がよいということです。

企業の商品案内などの広告メールだとまだ理解できますが、通常のお仕事に使われる業務用のメールでもHTML形式でデータを送信してしまうと、「????」な印象を持たれてしまう場合があります。

また、大きな容量のデータを送る場合は、フリーの圧縮ソフトなどを利用して圧縮をかけてから送信した方が良い場合もあります。

これは、送信先の方が自分のパソコンにデータを読み込んでメールサーバからデータを引き出さない限り、メールサーバに大きな負荷がかかってしまいまうからです。
(昔、この一件で問題が起こり、社内のメールサーバがダウンした記憶があります)

さらに、添付ファイルを送るのであれば、ウィルスチェックを怠らないように気をつけましょう。
たとえ、添付ファイルが悪意のあるもので無くとも、ウィルス付きの添付ファイルを送ってしまうと、メールの送信相手に対して迷惑がかかってしまいます。

最後に、メール内の文章の文字コードはJISコードが使われますので、その他の文字コードを利用してしまうと、メールの送信相手の方がそのメールを閲覧しようとする際に文字化けを起こしてしまう原因になる可能性が出てきてしまいますので、文字コードに関しても充分にご注意下さい。
(文字コードについては、文字コードの種類をご覧下さい)


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